Manual 03 · Recursos Humanos
Un alta bien hecha no se corrige al día siguiente
La pregunta correcta no es “¿ya lo registré?”, sino “¿ya puede checar correctamente mañana?”. Un expediente completo tiene cuatro piezas: datos laborales, horario inicial, consentimiento y biometría probada. Sin una de ellas, el primer día produce una incidencia.
Antes de crear el expediente
Reúne y verifica estos datos. Si falta uno, resuélvelo antes de capturar, no después.
| Dato | Por qué se necesita |
|---|---|
| Nombre completo y CURP/RFC | Identifican a la persona y evitan duplicados. El RFC es la matrícula del personal. |
| Tipo: personal o empleado | Determina los campos laborales y la forma de registrar la jornada. |
| Área y jefatura | El jefe de área es quien justifica faltas y retardos; sin área no hay responsable. |
| Jornada: turno, entrada, salida y días | Es la base para calcular asistencia, retardos y faltas. La primera asignación queda bloqueada para cambios sin 2FA. |
| Teléfono | Permite avisos y la consulta de faltas por Telegram. Si está mal, el colaborador no puede vincularse. |
| Consentimiento informado | La biometría solo se captura con consentimiento vigente y aviso de privacidad conocido. |
| Equipo y cámara del kiosco | La prueba debe hacerse en el equipo real donde la persona checará. |
La secuencia completa
Crea o localiza a la persona
En Registro → Registro de personal, busca por nombre o RFC. Si no existe, captura identidad (CURP recomendada), nombre, RFC, tipo, datos laborales, área, jefatura, nacimiento y contacto. Guarda.
Para tener un expediente único, con área y jefatura correctas, antes de asignar jornada o biometría.
Todo lo que sigue cuelga de este expediente: el horario, las marcas, las faltas y los reportes. Un expediente duplicado o sin área contamina el tablero y las autorizaciones.
Comprobación: la persona aparece una sola vez en la lista, con su área y su tipo correctos.
Asigna el horario inicial
Ve a Horarios, busca a la persona y captura turno (matutino o vespertino), hora de entrada, hora de salida y días de trabajo. Guarda la primera asignación.
Para que el sistema sepa cuál es la jornada esperada y pueda comparar cada entrada y salida.
La primera asignación se guarda sin código 2FA, pero a partir de ese momento cualquier cambio de turno, jornada o días exige autorización de Dirección o Administración. Por eso conviene capturarla bien desde el inicio, no “provisionalmente”. La jornada debe estar dentro de 07:00–21:00 y los días son de lunes a viernes.
Comprobación: en Horarios, la persona muestra Horario vigente y no Sin horario.
Registra el consentimiento
En Registro, selecciona a la persona y abre la pestaña de biometría. Antes de encender la cámara, explica la finalidad y marca “Acepto el consentimiento”. Si el flujo lo solicita, confirma el consentimiento y usa Imprimir constancia para entregar o archivar la carta.
Para que la captura de rostro o huella tenga una base informada y verificable.
Sin consentimiento vigente, la persona puede negarse y el registro queda en una zona gris. La constancia también protege a RH: deja folio, fecha y evidencia de que se explicó la finalidad.
Comprobación: el expediente muestra consentimiento vigente y la carta se puede imprimir con folio.
Enrola el rostro y, si aplica, la huella
Con la persona presente, enciende la cámara y sigue las cinco poses: centro, izquierda, derecha, arriba y abajo. Captura con luz uniforme, sin gorra ni cubrebocas. Si el plantel usa huella, enrólala después del rostro y solo si el lector responde en ese equipo.
Para que el kiosco pueda identificarla sin tarjeta y sin que RH tenga que registrar su asistencia manualmente.
El rostro es la vía principal; la huella es un apoyo que depende del lector y del equipo. Enrolar con mala luz o con prisa produce un rechazo recurrente que parece “falla del sistema” y en realidad es una captura deficiente.
Comprobación: una prueba inmediata en el mismo equipo la reconoce; no basta con que la captura “haya terminado”.
Haz la prueba real en el kiosco
Antes del primer día, pide a la persona que se coloque frente al kiosco real, con la iluminación habitual, y que registre una entrada de prueba. Verifica que la marca aparezca en Asistencias. Si el kiosco está en otro equipo o en otra ubicación, la prueba debe ser ahí.
Para confirmar que la combinación persona + cámara + red + horario funciona antes de que sea una obligación laboral.
Una captura correcta en la oficina de RH no garantiza el reconocimiento en la entrada del plantel. La prueba real detecta reflejos, contraluz, distancia y permisos del navegador.
Comprobación: la marca de prueba aparece en Asistencias y se puede distinguir de una marca real.
Da la indicación al colaborador
Explícale en dos minutos: dónde está el kiosco, que debe mirar de frente dentro del óvalo, que espere la confirmación, que checa entrada y salida, y qué hacer si no lo reconoce (intentar de nuevo, avisar a RH, no pedir a un compañero que “marque por él”). Si usará Telegram, indícale que envíe /vincular al bot y comparta el teléfono registrado; después podrá usar /faltas y /calendario.
Para que la persona sepa qué hacer, para qué lo hace y qué ocurre si algo falla.
La mayoría de las incidencias del primer día no son técnicas: son personas que no saben dónde colocarse, que no esperan la confirmación o que no saben a quién avisar. Una indicación previa evita tickets evitables.
Comprobación: la persona puede repetir con sus palabras qué debe hacer al llegar y a quién avisar si falla.
Qué debe quedar configurado antes del primer día
| Pieza | Dónde se revisa | Señal de que está lista |
|---|---|---|
| Expediente | Registro | Una sola persona, con área, tipo y contacto correctos. |
| Horario inicial | Horarios | Dice “Horario vigente”, no “Sin horario”. |
| Consentimiento | Registro → Biometría | Consentimiento vigente y constancia imprimible. |
| Biometría | Registro → Biometría | Rostro enrolado y prueba de reconocimiento exitosa. |
| Prueba en kiosco | Kiosco y Asistencias | La marca de prueba se ve en el equipo real. |
| Indicación verbal | Con la persona | Sabe dónde ir, cómo colocarse y a quién avisar. |
El primer día: qué observar
- La persona llega y checa sin ayuda de RH; si necesita ayuda, es una señal de que la indicación no fue suficiente.
- La marca aparece en Asistencias con el estado correcto (a tiempo, retardo o salida).
- Si no la reconoce, no se registra manualmente “para que no falle”: se documenta y se corrige la causa.
- La salida también se registra; una entrada sin salida deja la jornada incompleta.
Qué hacer si algo no coincide
Asigna la primera vez
Si la persona ya existe pero no tiene horario, abre Horarios y guarda la primera asignación. No hay 2FA en ese primer guardado.
Corrige con autorización
Un cambio posterior exige 2FA de Dirección o Administración. Reúne la evidencia antes de pedirlo y evita cambios “de prueba”.
Genera ticket
Desde Asistencias, documenta la incidencia con el folio correspondiente. El ticket deja rastro para Dirección; no borres ni edites a mano sin el flujo.
Revisa captura y equipo
Prueba en el mismo kiosco, con la misma luz. Si persiste, revisa la calidad de la captura y el estado de la cámara antes de volver a enrolar.
Alta masiva: solo después del piloto
La carga por CSV acelera el registro, pero no completa consentimiento ni biometría. Las personas importadas quedan pendientes de enrolar. No uses la carga masiva para “ya tener a todos” si después no vas a completar uno por uno: el tablero mostrará personas sin horario o sin biometría y parecerá un error del sistema.
Rutina semanal de RH
| Cuándo | Qué revisar |
|---|---|
| Antes del primer día | Horario, consentimiento, biometría y prueba en kiosco de cada alta nueva. |
| Diario | Altas del día, personas sin horario, marcas incompletas y avisos de incidencias. |
| Semanal | Personas sin biometría, teléfonos incorrectos, horarios vencidos y tickets pendientes. |
| Mensual | Calidad de capturas, necesidad de reenrolar, respaldo y limpieza de expedientes duplicados. |
SIAB · Colección pública de primer uso · Manual 03 · Versión 2026.11 · Documento sin datos institucionales.